HR系統這麼多，該如何選擇？
根據市調機構調查台灣已有 80% 的企業積極投入數位化／數位轉型，但人資系統何其多，HR 該如何挑選？無論是因應「數位轉型潮流」或是「公司擴編」需求，人資系統從來就不是只要能人事管理、出勤管理、打卡、薪資計算、排班管理就好，還需要考量系統能否滿足公司規模繼續擴大、設立海外據點或突發問題廠商排除速度等情況。
以下將詳述與分析教你如何選擇最適合的人資系統。
HR系統架構圖
人資系統主要涵蓋 HRM 人事管理與 HRD 人才發展兩部分，HRM 包含人事、薪資、差勤、保險等功能，HRD 則涵蓋員工職能、教育訓練、績效管理、招募管等範疇。而為了滿足各產業 HR 人事需求，資通電腦人資系統還有開發獨立的加值模組（員工/主管自助、線上招募、BI 商業智慧、薪資密封袋），幫助人資完整掌握人事數據，並做好薪資加密，讓企業人事管理流程盡善盡美。
有這些問題代表你需要人資系統：
- 員工無法遠端上班打卡或請假
- 主管出差無法即時簽核請假／加班單
- HR 耗費許多時間查詢主管或員工人事資料
- 外部履歷無法匯入人資系統，HR 只能重複建檔
- 還在人工剪貼紙本薪資條，或寄送 Email 擔心員工薪資外洩
HR系統比較表：導入建置與雲端的差異介紹
雲端訂閱方案就像是租房，每年收取費用，隨著員工人數、租賃空間大小、授權規則變動而調整費用；初期使用費用雖然較低，但隨著使用期間日漸增加，累計下來不一定比地端服務便宜，所有資料皆存取於雲端服務空間若中斷訂閱服務，則無法再繼續使用。
地端系統建置方案就像是買房，依照需求進行產品模組配置安裝至客戶端，初期費用較高，但終身授權使用，不會因為員工人數增加或授權規則改變而需要另外追加費用。初始可提供系統功能需求或作業流程調整的彈性，讓未來營運保有更多功能擴充性，也不會被廠商用價格綁架，因此維運自主性高。
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導入HR系統評估三大關鍵
關鍵一：系統商背景及產業、「在地／異地」支援性
「在地化產業經驗」提供企業合適人事流程不走冤枉路
HR 在挑選人資系統時，除了打聽廠商口碑及系統功能之外，廠商在地化與產業經驗也是很重要的觀察項目。外商系統通常對於當地法規較不了解，而高科技業、製造業的複雜排班及還有輪班，常常因為當地所得稅、勞動事件法等法規變動而有修改需求，外商系統支援度可能不足。
而在地化系統廠商具有母語及地緣優勢，可快速隨政府法令更新。系統商的「產業經驗」更是影響未來企業人事管理是否順暢的重要關鍵，具備豐富資歷的系統顧問可在系統導入前、中、後期協助企業釐清作業問題及需求，重新梳理企業組織架構與人事流程。
HR 隱形生力軍，全靠「異地支援」及專業顧問團隊
當企業向海外拓展版圖，則必須挑選能提供跨國界、跨地域服務的人資系統廠商，隨時有專業顧問團隊作為後盾，HR 臨時遇到狀況才能機動性解決問題。
關鍵二：人資系統功能完整可擴充，不需一換再換
滿足集團人事管理需求，易與 ERP 整合
當企業設立新的海外據點，勢必會想將異地多公司的人員資料統一管理，如果系統無法支援功能擴充，就只能靠系統商修改程式或花錢客製，反而得不償失。因此，HR 在評估人資系統時，可謹慎思考公司未來幾年發展的重點需求，若有拓展規劃，建議把系統功能一次做到位，選擇內建支援跨國、跨區組織架構的人資系統。
企業是否能實現同一平台管理，取決於人資系統的串接彈性，也就是系統整合度。例如，提供標準版 API 與整合技術的人資系統，讓企業串接內部 ERP 企業資源規劃系統、簽核系統…等，無需改變原有作業流程。
支持強大運算功能、彈性參數設定與低客製率
中大型企業員工數多、組織架構龐大，加上高科技製造業的複雜排班需求，所需的人資系統必須負荷大量結薪、支持多種輪班設定。換句話說，就是需具備彈性靈活的參數化設置、資料處理穩定性，並能支持複雜運算；等於花費在地化人資系統的費用，就能獲得國際級品質。
另一個值得注意的是，以往公司管理辦法改變時，HR 只能倚靠 IT 人員或系統廠商進行程式修改。然而，良好的人資系統具備彈性參數設定，HR 人員不需修改程式，就可自行調整需求、增設欄位，同時達成低客製率的目標。
關鍵三：安全性與穩定度，絕對不能妥協
怕員工個資外流，嚴選「多層加密」及「權限控管」
近年資安事件頻傳，企業在挑選人資系統時，需特別注意資訊安全及資料加密方式。使用資料庫層級的多層加密模式，搭配加密電子薪資條，可提升個資保護，避免因資安事件上新聞影響公司信譽。
當企業規模擴大到不同國家，人事管理也越趨複雜，要確保只讓對的人看到對的資訊，就是要靠異地人員權限控管的功能。系統可對集團總部及各子公司各級管理人員、HR、業務人員和廣大員工進行分級授權，有效管控海外廠區人員的資料管理權限及分工，根據不同人員職務屬性，設定各別資料閱讀、修改權限，不必擔心敏感人事資料被查閱，避免資料外洩風險。
人事資料保存，地端系統能降低遺失風險、提升作業效率
勞動基準法規定，企業必須保存勞工名卡（員工檔案）、工資清冊、出勤紀錄等資料至少 5 年，否則不但會處以罰鍰，還影響公司信譽。如果擔心人事或薪資資料外洩，選擇「導入系統」的方式會相對安全，因爲是建置在公司本身的伺服器，資料的保存、下載都較完善。反之，萬一遇到網路連線異常，雲端系統較會有資料遺失的風險。
通常透過系統建置較能依公司所設想的人事流程去規劃調整，而雲端系統則彈性較低。像是雲端系統無法支援各類型銀行的薪轉格式或是進行串接，造成匯出發薪的資料後還需不斷調整，而地端系統的優勢就是可支援各銀行轉帳媒體格式，幫 HR 提升結薪效率。
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