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HR 工作是什麼?作業內容有哪些?

HR 主要工作內容包含:招募、任用、訓練、考勤、加班、薪資、晉升調遷、考績、獎懲、離職、退休、福利、勞健保、團保、外勞管理、組織規劃、人力發展…等。HR 扮演老闆與員工之間的橋樑,除了具備人事法規專業知識之外,更需擁有細心、溝通能力與跨部門協作能力,才能完成溝通協調任務。

人事管理、人力資源管理有何差異?


人資管理與人事管理的差別在於多了「策略規劃」及「專業主導能力」,以往 HR 常常被視為處理一般人事文書行政工作,而現今許多世界一流的大企業已將 HR 部門定位為戰略資源,協助老闆擬訂企業人力政策、幫助公司人才發展、提升企業形象!

管理學大師彼得・杜拉克(Peter Drucker):
「所謂企業管理,最終就是人事管理,人事管理,就是管理的代名詞。人力資源的不斷提升是使成功企業進一步走向成熟的基礎,也是鍛造企業持久競爭優勢的條件。」

人事管理

偏向人事行政文書作業,例如:員工資料建檔、出勤統計、勞健保、薪資發放…等,協助公司在符合政府法令的情況下維持正常人事營運。

人力資源管理

HR 需擬訂與統整企業人力政策,並持續進行分析與制度規劃,包含員工背景、滿意度、離職率…等,將「人」視為企業核心競爭力的一環,建立公司未來發展所需的策略性資源。

人資必備八大職能與系統應用


一、人事管理

人事管理是人資工作中最必要的第一要務,包含部門組織、員工資料管理、排班管理、考勤管理、地方保險、薪資管理等,可協助企業內部所有涉及到人事方面的各項事務與管理作業!

  • HR 痛點:人事規章頻繁異動影響 HR 作業、集團海外據點人事資料無法集中控管。
  • 系統應用:具備彈性參數的人資系統,HR 可自行改變操作設定與欄位,不需麻煩 IT 人員。系統的集團式組織架構功能,能讓各分公司或海外廠區的人事資產,進行資源整合同一管理。

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二、政府法規因應

企業 HR 作業必須符合勞基法,包含勞動事件法、勞動檢查法、跨國公司海外法規、職業安全衛生法、勞工退休金條例、勞工保險條例、性別工作平等法…等等,協助企業雇主在眾多法令中,找出對應法規正確使用,並同時保障員工權益!

  • HR 痛點:政府法規更動頻繁、人資系統功能無法支援新法規、人事作業流程變複雜。
  • 系統應用:善用能隨政府法規更新的 HR 系統,系統功能快速因應,協助簡化人事作業流程,降低因法規異動而產生的成本管理與行政效率影響,及損害勞工權益而遭致裁罰的可能!

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三、員工關係

HR 需建立良好的企業文化與和諧氛圍,並提升員工對企業的認同感與歸屬感,讓員工願意對公司信任與付出。透過公開透明的溝通管道,協助員工心理情緒上的諮詢及輔導,建立積極正向的員工關係,吸引且留住優良員工、提高員工生產力。

  • HR 痛點:防疫分流上班降低員工向心力、居家上班影響員工身心狀況、任務進度不易追蹤。
  • 系統應用:員工直接線上打卡,記錄出勤狀況,若員工因家人有居家檢疫的需求,也可線上請防疫照顧假。即使員工不在公司,仍可以線上即時查詢薪資條內容。如員工居家隔離或居家檢疫,系統內建的警示管理模組,會自動提醒 HR 或主管主動了解關懷員工健康情況。

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四、人才招募

主要協助企業找到優秀人才,並配置到合適的職位,找到對的人上車!HR 人員會與各部門主管溝通了解人力需求並規劃職缺,透過內、外部招募徵選方式,挑選出合適人才,並擬定未來人力需求標準,以維持企業競爭力。

  • HR 痛點:人事資料重複建檔、無法彙整不同管道的履歷、招募進度不易掌握。
  • 系統應用:招募系統能自動蒐集外部管道履歷,並與 HRM 串接,人事資料自動轉入人資系統,也可回饋人力招募情況,即時掌握待招募職缺、待面談數、已報到人數等資訊。

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五、薪資福利

建立公平、公開的薪資福利體系,包含薪資、獎金、福利制度…等,以激發員工最大潛能,不斷提高業績,並保留優秀人才。

  • HR 痛點:大批結薪耗時費工、紙本薪資條容易外洩、法規變動影響年假計算。
  • 系統應用:集團式架構 HR 系統可支援批次結薪,搭配嚴謹加密的電子薪資條,每月自動發送至員工信箱,系統功能隨政府法規更新,人資作業更得心應手、效率加倍!

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六、教育訓練

建立有效的組織培訓制度,包含員工職前訓練、在職訓練、外部專業訓練…等,協助員工勝任工作,開發最大潛能,提升工作品質與效率!有效的培訓能讓員工在企業規模擴展的過程與企業一同成長,減少不必要的招募成本,並強化員工對企業的凝聚力和忠誠度。

  • HR 痛點:學員訓練成果不易追蹤、紙本問卷需人工逐一建檔、開課成本及預算不易掌控。
  • 系統應用:可依職能定義與分析,提供完整的教育訓練規劃,也能針對不同對象自訂課程群組及內容,學員可直接線上報名、課後回填學習意見,資料自動匯入系統。系統詳實紀錄員工受訓紀錄、講師資料、課程費用、部門成本等分析,協助 HR 掌握開班效益及預算成本。

七、績效管理

HR 制定職務 KPI 與考核辦法,規劃績效考核制度,協助公司提升整體績效。透過績效考核制度,讓員工能更加了解自己的工作效率如何,把時間重心放在何處,企業或 HR 能提供哪些協助來幫助員工提升效率。

  • HR 痛點:評核作業繁瑣、考核結果不易追蹤、績效考核無成效。
  • 系統應用:線上考核簡化作業流程,考核資料可與人事資料串接,直接將員工考核結果顯示於人事資料中,方便人事評估整年員工考績,也能針對被考核者不足處,指派內外訓課程深化工作職能!

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八、組織規劃與人力分析

透過對企業資源以及人力資源現狀的分析,例如:人力成本、薪資/績效佔比、人事扣假出缺勤比例、人員流動率/離職率…等營運數據,找到最理想的人力資源配置,並有效控制人力成本。

  • HR 痛點:臨時需要產出人力分析報表、人事成本盤點。
  • 系統應用:具備商業智慧功能的 HR 系統,內建彈性組合分析報表,以及各種視覺化圖形統計分析工具,主管能即時掌握企業內各項指標及各部門人力配置狀況,透過職能分析可預測各部門如要達標需要招募何種人才與下一階段教育訓練的重點。

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