資通電腦幫助您挑選合適的人資系統

「在地化產業經驗」提供企業合適人事流程不走冤枉路

HR 在挑選人資系統時，除了打聽廠商口碑及系統功能之外，廠商在地化與產業經驗也是很重要的觀察項目。外商系統通常對於當地法規較不了解，而高科技業、製造業的複雜排班及還有輪班，常常因為當地所得稅、勞動事件法等法規變動而有修改需求，外商系統支援度可能不足。

而在地化系統廠商具有母語及地緣優勢，可快速隨政府法令更新。系統商的「產業經驗」更是影響未來企業人事管理是否順暢的重要關鍵，具備豐富資歷的系統顧問可在系統導入前、中、後期協助企業釐清作業問題及需求，重新梳理企業組織架構與人事流程。

HR 隱形生力軍，全靠「異地支援」及專業顧問團隊

當企業向海外拓展版圖，則必須挑選能提供跨國界、跨地域服務的人資系統廠商，隨時有專業顧問團隊作為後盾，HR 臨時遇到狀況才能機動性解決問題。

滿足集團人事管理需求，易與 ERP 整合

當企業設立新的海外據點，勢必會想將異地多公司的人員資料統一管理，如果系統無法支援功能擴充，就只能靠系統商修改程式或花錢客製，反而得不償失。因此，HR 在評估人資系統時，可謹慎思考公司未來幾年發展的重點需求，若有拓展規劃，建議把系統功能一次做到位，選擇內建支援跨國、跨區組織架構的人資系統。

企業是否能實現同一平台管理，取決於人資系統的串接彈性，也就是系統整合度。例如，提供標準版 API 與整合技術的人資系統，讓企業串接內部 ERP 企業資源規劃系統、簽核系統…等，無需改變原有作業流程。

支持強大運算功能、彈性參數設定與低客製率

中大型企業員工數多、組織架構龐大，加上高科技製造業的複雜排班需求，所需的人資系統必須負荷大量結薪、支持多種輪班設定。換句話說，就是需具備彈性靈活的參數化設置以及資料處理穩定性。使用國際大廠 Oracle 資料庫能支援比其他系統多 10 倍的資料處理量，也能支持複雜運算；等於花費在地化人資系統的費用，就能獲得國際級品質。

另一個值得注意的是，以往公司管理辦法改變時，HR 只能倚靠 IT 人員或系統廠商進行程式修改。然而，良好的人資系統具備彈性參數設定，HR 人員不需修改程式，就可自行調整需求、增設欄位，同時達成低客製率的目標。

怕員工個資外流，嚴選「多層加密」及「權限控管」

近年資安事件頻傳，企業在挑選人資系統時，需特別注意資訊安全及資料加密方式。使用資料庫層級的多層加密模式，搭配加密電子薪資條，可提升個資保護，避免因資安事件上新聞影響公司信譽。

當企業規模擴大到不同國家，人事管理也越趨複雜，要確保只讓對的人看到對的資訊，就是要靠異地人員權限控管的功能。系統可對集團總部及各子公司各級管理人員、HR、業務人員和廣大員工進行分級授權，有效管控海外廠區人員的資料管理權限及分工，根據不同人員職務屬性，設定各別資料閱讀、修改權限，不必擔心敏感人事資料被查閱，避免資料外洩風險。

人事資料保存，地端系統能降低遺失風險、提升作業效率

勞動基準法規定，企業必須保存勞工名卡（員工檔案）、工資清冊、出勤紀錄等資料至少 5 年，否則不但會處以罰鍰，還影響公司信譽。如果擔心人事或薪資資料外洩，選擇「導入系統」的方式會相對安全，因爲是建置在公司本身的伺服器，資料的保存、下載都較完善。反之，萬一遇到網路連線異常，雲端系統較會有資料遺失的風險。

通常透過系統建置較能依公司所設想的人事流程去規劃調整，而雲端系統則彈性較低。像是雲端系統無法支援各類型銀行的薪轉格式或是進行串接，造成匯出發薪的資料後還需不斷調整，而地端系統的優勢就是可支援各銀行轉帳媒體格式，幫 HR 提升結薪效率。