HR 系統是「人力資源管理」的數位化工具,協助企業達到人才「選(招募)、用(績效)、育(培訓)、留(發展)」的管理目標,提升企業營運管理效益。
然而,人資系統何其多,HR 該如何挑選?無論是因應「數位轉型潮流」或是「公司擴編」需求,中大型企業需要的人資系統從來就不是只要能結薪算出勤就好,還需考量系統能否滿足公司規模繼續擴大、設立海外據點或突發問題廠商排除速度等情況,HCP 團隊歸納出以下三大評估關鍵,讓 HR 與採購同仁於評估系統時參考。
HR 在挑選人資系統時,除了打聽廠商口碑及系統功能之外,廠商在地化與產業經驗也是很重要的觀察項目。外商系統通常對於當地法規較不了解,而高科技業、製造業的複雜排班及還有輪班,常常因為當地所得稅、勞動事件法等法規變動而有修改需求,外商系統支援度可能不足。
而在地化系統廠商具有母語及地緣優勢,可快速隨政府法令更新。系統商的「產業經驗」更是影響未來企業人事管理是否順暢的重要關鍵,具備豐富資歷的系統顧問可在系統導入前、中、後期協助企業釐清作業問題及需求,重新梳理企業組織架構與人事流程。
當企業向海外拓展版圖,則必須挑選能提供跨國界、跨地域服務的人資系統廠商,隨時有專業顧問團隊作為後盾,HR 臨時遇到狀況才能機動性解決問題。
當企業設立新的海外據點,勢必會想將異地多公司的人員資料統一管理,如果系統無法支援功能擴充,就只能靠系統商修改程式或花錢客製,反而得不償失。因此,HR 在評估人資系統時,可謹慎思考公司未來幾年發展的重點需求,若有拓展規劃,建議把系統功能一次做到位,選擇內建支援跨國、跨區組織架構的人資系統。
企業是否能實現同一平台管理,取決於人資系統的串接彈性,也就是系統整合度。例如,提供標準版 API 與整合技術的人資系統,讓企業串接內部 ERP 企業資源規劃系統、簽核系統…等,無需改變原有作業流程。
中大型企業員工數多、組織架構龐大,加上高科技製造業的複雜排班需求,所需的人資系統必須負荷大量結薪、支持多種輪班設定。換句話說,就是需具備彈性靈活的參數化設置以及資料處理穩定性。使用國際大廠 Oracle 資料庫能支援比其他系統多 10 倍的資料處理量,也能支持複雜運算;等於花費在地化人資系統的費用,就能獲得國際級品質。
另一個值得注意的是,以往公司管理辦法改變時,HR 只能倚靠 IT 人員或系統廠商進行程式修改。然而,良好的人資系統具備彈性參數設定,HR 人員不需修改程式,就可自行調整需求、增設欄位,同時達成低客製率的目標。
近年資安事件頻傳,企業在挑選人資系統時,需特別注意資訊安全及資料加密方式。使用資料庫層級的多層加密模式,搭配加密電子薪資條,可提升個資保護,避免因資安事件上新聞影響公司信譽。
當企業規模擴大到不同國家,人事管理也越趨複雜,要確保只讓對的人看到對的資訊,就是要靠異地人員權限控管的功能。系統可對集團總部及各子公司各級管理人員、HR、業務人員和廣大員工進行分級授權,有效管控海外廠區人員的資料管理權限及分工,根據不同人員職務屬性,設定各別資料閱讀、修改權限,不必擔心敏感人事資料被查閱,避免資料外洩風險。
勞動基準法規定,企業必須保存勞工名卡(員工檔案)、工資清冊、出勤紀錄等資料至少 5 年,否則不但會處以罰鍰,還影響公司信譽。如果擔心人事或薪資資料外洩,選擇「導入系統」的方式會相對安全,因爲是建置在公司本身的伺服器,資料的保存、下載都較完善。反之,萬一遇到網路連線異常,雲端系統較會有資料遺失的風險。
通常透過系統建置較能依公司所設想的人事流程去規劃調整,而雲端系統則彈性較低。像是雲端系統無法支援各類型銀行的薪轉格式或是進行串接,造成匯出發薪的資料後還需不斷調整,而地端系統的優勢就是可支援各銀行轉帳媒體格式,幫 HR 提升結薪效率。
系統建置方案(HCP) | 雲端方案 | |
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適用人數 | 中大型企業、多公司別或兩岸三地跨國集團 | 中小型企業 |
系統架構 | 完整涵蓋 HRM、HRD 和人事系統相關加值服務,搭配專業顧問服務,集中管理權限、簡化人資作業流程 | 僅提供人事、薪資、排班等基本功能 |
系統管理 | 使用 Oracle 資料庫,系統靈活參數權限設定。提供原始碼讓企業可以掌握人事系統營運與作業 | 系統廠商統一管理 |
需求符合度 | 集團式與多公司人事管理,可依各地稅法彈性調整,並可與 ERP 介接整合,自動支援不同銀行轉帳格式,拋轉計薪資料 | 提供固定模組與方案供客戶選擇無法整合需手動匯入與轉出 |
資安保密性 | 機敏資料放置企業端安全性佳,透過 Oracle 資料庫加密與技術與 PKI 加密電子薪資條,企業人事資料安全無需顧慮 | 資料統一放置雲端,有一定的資安風險 |
合規能力 | 隨法規變動即時更新,並定期升級最新版本 | 視系統廠商技術而定 |
系統維護 | 除產品保固維持系統正常運作外,更提供持續新增功能與教育訓練 | 需選具有規模、財務穩健的廠商,才不會發生 HR 系統維護求助無門的慘劇 |
語系支援 | 提供繁中、簡中、英文版本。其他語系可額外擴充 | 僅提供繁中或簡中支援 |