選擇 HR 系統

資通電腦幫助您挑選合適的人資系統

HR 系統是「人力資源管理」的數位化工具,協助企業達到人才「選(招募)、用(績效)、育(培訓)、留(發展)」的管理目標,提升企業營運管理效益。

然而,人資系統何其多,HR 該如何挑選?無論是因應「數位轉型潮流」或是「公司擴編」需求,中大型企業需要的人資系統從來就不是只要能結薪算出勤就好,還需考量系統能否滿足公司規模繼續擴大、設立海外據點或突發問題廠商排除速度等情況,HCP 團隊歸納出以下三大評估關鍵,讓 HR 與採購同仁於評估系統時參考。

系統商背景及產業、「在地/異地」 支援性


「在地化產業經驗」提供企業合適人事流程不走冤枉路

HR 在挑選人資系統時,除了打聽廠商口碑及系統功能之外,廠商在地化與產業經驗也是很重要的觀察項目。外商系統通常對於當地法規較不了解,而高科技業、製造業的複雜排班及還有輪班,常常因為當地所得稅、勞動事件法等法規變動而有修改需求,外商系統支援度可能不足。

而在地化系統廠商具有母語及地緣優勢,可快速隨政府法令更新。系統商的「產業經驗」更是影響未來企業人事管理是否順暢的重要關鍵,具備豐富資歷的系統顧問可在系統導入前、中、後期協助企業釐清作業問題及需求,重新梳理企業組織架構與人事流程。

HR 隱形生力軍,全靠「異地支援」及專業顧問團隊

當企業向海外拓展版圖,則必須挑選能提供跨國界、跨地域服務的人資系統廠商,隨時有專業顧問團隊作為後盾,HR 臨時遇到狀況才能機動性解決問題。

系統功能完整可擴充,不需一換再換


滿足集團人事管理需求,易與 ERP 整合

當企業設立新的海外據點,勢必會想將異地多公司的人員資料統一管理,如果系統無法支援功能擴充,就只能靠系統商修改程式或花錢客製,反而得不償失。因此,HR 在評估人資系統時,可謹慎思考公司未來幾年發展的重點需求,若有拓展規劃,建議把系統功能一次做到位,選擇內建支援跨國、跨區組織架構的人資系統。

企業是否能實現同一平台管理,取決於人資系統的串接彈性,也就是系統整合度。例如,提供標準版 API 與整合技術的人資系統,讓企業串接內部 ERP 企業資源規劃系統、簽核系統…等,無需改變原有作業流程。

支持強大運算功能、彈性參數設定與低客製率

中大型企業員工數多、組織架構龐大,加上高科技製造業的複雜排班需求,所需的人資系統必須負荷大量結薪、支持多種輪班設定。換句話說,就是需具備彈性靈活的參數化設置以及資料處理穩定性。使用國際大廠 Oracle 資料庫能支援比其他系統多 10 倍的資料處理量,也能支持複雜運算;等於花費在地化人資系統的費用,就能獲得國際級品質。

另一個值得注意的是,以往公司管理辦法改變時,HR 只能倚靠 IT 人員或系統廠商進行程式修改。然而,良好的人資系統具備彈性參數設定,HR 人員不需修改程式,就可自行調整需求、增設欄位,同時達成低客製率的目標。

安全性與穩定度,萬萬不能妥協


怕員工個資外流,嚴選「多層加密」及「權限控管」

近年資安事件頻傳,企業在挑選人資系統時,需特別注意資訊安全及資料加密方式。使用資料庫層級的多層加密模式,搭配加密電子薪資條,可提升個資保護,避免因資安事件上新聞影響公司信譽。

當企業規模擴大到不同國家,人事管理也越趨複雜,要確保只讓對的人看到對的資訊,就是要靠異地人員權限控管的功能。系統可對集團總部及各子公司各級管理人員、HR、業務人員和廣大員工進行分級授權,有效管控海外廠區人員的資料管理權限及分工,根據不同人員職務屬性,設定各別資料閱讀、修改權限,不必擔心敏感人事資料被查閱,避免資料外洩風險。

人事資料保存,地端系統能降低遺失風險、提升作業效率

勞動基準法規定,企業必須保存勞工名卡(員工檔案)、工資清冊、出勤紀錄等資料至少 5 年,否則不但會處以罰鍰,還影響公司信譽。如果擔心人事或薪資資料外洩,選擇「導入系統」的方式會相對安全,因爲是建置在公司本身的伺服器,資料的保存、下載都較完善。反之,萬一遇到網路連線異常,雲端系統較會有資料遺失的風險。

通常透過系統建置較能依公司所設想的人事流程去規劃調整,而雲端系統則彈性較低。像是雲端系統無法支援各類型銀行的薪轉格式或是進行串接,造成匯出發薪的資料後還需不斷調整,而地端系統的優勢就是可支援各銀行轉帳媒體格式,幫 HR 提升結薪效率。

系統建置與雲端詳細比較


系統建置方案(HCP) 雲端方案
適用人數 中大型企業、多公司別或兩岸三地跨國集團 中小型企業
系統架構 完整涵蓋 HRM、HRD 和人事系統相關加值服務,搭配專業顧問服務,集中管理權限、簡化人資作業流程 僅提供人事、薪資、排班等基本功能
系統管理 使用 Oracle 資料庫,系統靈活參數權限設定。提供原始碼讓企業可以掌握人事系統營運與作業 系統廠商統一管理
需求符合度 集團式與多公司人事管理,可依各地稅法彈性調整,並可與 ERP 介接整合,自動支援不同銀行轉帳格式,拋轉計薪資料 提供固定模組與方案供客戶選擇無法整合需手動匯入與轉出
資安保密性 機敏資料放置企業端安全性佳,透過 Oracle 資料庫加密與技術與 PKI 加密電子薪資條,企業人事資料安全無需顧慮 資料統一放置雲端,有一定的資安風險
合規能力 隨法規變動即時更新,並定期升級最新版本 視系統廠商技術而定
系統維護 除產品保固維持系統正常運作外,更提供持續新增功能與教育訓練 需選具有規模、財務穩健的廠商,才不會發生 HR 系統維護求助無門的慘劇
語系支援 提供繁中、簡中、英文版本。其他語系可額外擴充 僅提供繁中或簡中支援

推薦給您專業的系統 HCP


HRM
管理相關模組
輕鬆管理人事、迅速結薪、靈活計差勤、支援地方保險
HRD
發展相關模組
提升員工職能、落實教育訓練、精進員工績效、強化人才招募

表單諮詢


聯絡資訊

請填寫服務單位

請填寫部門

請填寫姓名

請填寫職稱

請填寫電話

請填寫 Email

請選取項目

請選取項目

簡短敘述即可,將有專人與您聯繫

資通電子報

未勾選